Membuat Query pada Microsoft Access 2007

Pada posting sebelumnya saya sudah menjelaskan gambaran umum mengenai Pengenalan Microsoft Access 2007, now mari kita lanjutkan ke tahap berikutnya yaitu membuat query. apa itu query? mungkin bagi yang sudah biasa menggunakan Ms.Access sudah tidak asing lagi ya dengan dua istilah tadi. tapi bagi yang sedang belajar, pasti bertanya-tanya apaan tuh query. well, saya kasih tau nih sedikit gambaran mengenai apa itu  query. 

Query atau disebut juga dengan queries menurut http://www.total.or.id/ yaitu :

"Suatu nama yang diberikan berupa string untuk digunakan oleh bahasa pemrograman, yang dimanfaatkan untuk pengaksesan database. Pengakses dapat mengases data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi. Dengan adanya Query ini, merupakan kemudahan bagi suatu bahasa pemrograman terhadap kompatibilitas akses terhadap database tersebut. Query ini suatu extracting data dari suatu database dan menampilkannya untuk pengolahan lebih lanjut."

hhmmm,,,ribet ya?secara sederhana, maksud dari query ini adalah qta dapat menampilkan data dari suatu tabel atau beberapa tabel sekaligus dari suatu database sesuai dengan kriteria yang diinginkan. contohnya, dari tabel mahasiswa yang memiliki field nim, nama, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, jurusan, dan lain sebagainya. dari tabel tersebut qta ingin menampilkan data mahasiswa hanya yang beralamat di jakarta. atau hanya yang memiliki jurusan SI. nah,,,disinilah peranan query digunakan. dengan query qta dapat menampilkan data sesuai kriteria dengan tertentu. selain itu, dengan menggunakan query qta dapat membuat perhitungan sederhana. misalkan, qta membuat query transaksi penjualan. transaksi penjualan ini salah satu fieldnya adalah total harga. total harga ini didapat dari perhitungan antara harga dikalikan dengan jumlah beli, right..? dengan query qta dapat membuat rumusnya dan ketika menginput suatu transaksi, secara otomatis total harga ini akan terisi setelah harga dan jumlah belinya terisi. dengan catatan, rumusnya sudah benar ya...!!;-)

masing g ngerti juga?apaan c ngemeng2 g jelas g da gambarannya. mungkin dari pembaca sekalian ada yang berpendapat seperti itu.hehehe...wajar, namanya juga belajar. oke, untuk lebih jelasnya yu' qta coba praktekin. disini saya akan memberikan studi kasusnya mengenai transaksi penjualan. sebelum membuat query, harus ada tabel dulu kan ya, karena query itu kn dibuatnya dari tabel. 

1. pertama2 buatlah database dengan nama "penjualan"
2. selanjutnya buatlah tabel dengan struktur dibawah inidan beri nama "produk"

   Field Name	Data Type	Field Size
   kd_barang	Text	5
   nm_barang	Text	30
   harga	currency	-
   jml_beli	number	-
   ttl_harga	currency	-

3. selanjutnya mari qta buat query untuk mengisi ttl_harga agar secara otomatis dapat terisi ketika selesai mengisi harga dan jml_beli. cara membuat query adalah dengan memilih menu Create, di bagian other terdapat pilihan untuk membuat query yaitu query wizard dan query design. perbedaan dari dua pilihan ini adalah pada langkah demi langkah yang dilakukan ketika membuat query. disini saya akan menjelaskan cara membuat query dengan pilihan kedua yaitu query design
4. klik query design, maka akan muncul kotak dialog show table seperti gambar dibawah ini
   
   
5. klik nama tabel yang ada didalam kotak dialog show table (behubung disini baru dibuat 1 tabel, maka yang tampil hanya satu tabel saja) kemudian klik add, maka tabel akan pindah ke area query1. kemudian klik close.
6. pada area query1 terdapat bagian seperti tabel dibagian bawah. keterangan dari setiap barisnya adalah sebagai berikut :
   Field      : Nama Field yang ingin ditampilkan
   Table     : Nama Table dari Filed tersebut
   Sort       : Mengurutkan Data hasil query
   Show     : Mengatur Field ditampikan atau tidak
   Criteria : Syarat dari data yang ingin ditampilkan
7. nah, field disini akan diisi dari data tabel yang tadi dipilih. langkah selanjutnya adalah memasukan semua field yang ada pada tabel produk ke dalam query.caranya dengan mendouble klik setiap field satu persatu maka secara otomatis field akan berpindah.
   
8. langkah selanjutnya mari qta buat rumus untuk ttl_harga, caranya adalah klik kanan pada field ttl_harga kemudian pilih build. atau bisa juga dengan cara, letakan cursor pada ttl_harga, pilih menu design dan klik menu Builder. maka akan keluar kotak dialog Expression Builder. seperti gambar dibawah ini
   
   
9. masukan rumus dengan cara mengetik diarea expression builder tersebut. karena sumber query tadi diambil dari tabel maka untuk memudahkan, double klik folder Tables, klik table yang dibutuhkan, lihat di area sebelahnya, carilah harga kemudian double klik harga tersebut sampai field berpindah ke bagian rumus. klik tanda kali (*) selanjutnya double klik field jml_beli, maka pada area expression builder tersebut akan terlutis : ttl_hrg: [produk]![harga] * [produk]![jml_beli] 
10. kemudian klik ok
11. langkah terakhir adalah mengetest apakah rumus pada query tersebut sudah berjalan dengan baik atau belum. cara pengetesannya adalah dengan mengklik Run (simbol tanda seru merah) pada menubar.
12. coba anda input data sembarang, jika rumus sudah benar, maka ketika harga dan jml_beli sudah diinput secara otomatis ttl_harga akan terisi sesuai dengan data yang diinput tadi. jika blom muncul juga, coba cek kembali rumus yang tadi di masukan pada expression builder.
13. save query yang telah dibuat.

demikianlah langkah demi langkah membuat query, mudah bukan?tidak sesulit yang dibayangkan. oya, jika ingin mengambil data berdasarkan kriteria seperti case pada tabel mahasiswa diatas, caranya sangat mudah. ketik kriteria pada bagian Criteria dengan memasukan kriteria di apit oleh tanda kutip contohnya ingin menampilkan hanya jurusan SI maka cukup mengetik "SI" pada bagian Criteria tersebut. jangan lupa simpan hasil pekerjaan anda.

pelajaran membuat query sudah cukup jelas saya jabarkan. jika ada pertanyaan atau masukan ataupun tanggapan, silahkan berikan comment pada posting ini. Smoga bermanfaat!!! ;-)