Memanfaatkan Fitur Mail Merge pada Ms.Word 2007

Minggu ini dapet telpon dari LK ESQ yang dulu pernah gw ngerjain project disana. gw pikir ada trouble dengan aplikasi yang gw buat, tapi ternyata engga. dan gw pikir lagi bakal dikasih project lagi eh ternyata engga juga, ahahahah...trus apa dong? well, si Imbron yang End user dari aplikasi yang gw buat itu telpon hanya untuk nanya "bisa design formulir ga?" Ohemggiihh...imbron, please ya masa cuma gitu doang ga bisa ngerjain sendiri sih :D #shongong. Akhirnya ya karna pada saat itu gw lagi lumayan senggang gw buatn design formnya itupun dengan menggunakan Ms.Word. nah pas gw kasih ke dia, ya sepertinya design form gw diterima. yang gw bingung si imbron itu mw bikin segambreng data dengan 1 form tp mau bikin copas2 sampe semua data tercreate. Ya ampuuuunn,,wasting time banget ga sih. akhirnya gw saranin deh tuh pake mailmerge aja, eh...dia ternyata ga tau apa itu mailmerge sodara sodara...#capedech. dari situ jadi terinsprirasi untuk posting tentang penggunaan mailmerge di Ms.Word. ternyata apa yang menurut gw "mudah sekali" masih ada juga yang blom tau hal tersebut. so, chekidot.

Mailmerge adalah fitur yang bisa dibilang fungsinya itu untuk pembuatan surat masal. karna dengan 1 template surat, qta bisa mengirimkan ke ratusan bahkan ribuan orang tanpa harus mengetik sejumlah orang yang akan dikirim, tetapi cukup mengetik data-datanya saja. misalkan gini, gw mau kirim undangan yang isinya ada nama acara, lokasi, waktu, yang menerima dan alamat yang menerima. dari ke-5 item tersebut 3 item pertama pasti disetiap undangan kn sama ya isinya.nah yang berbeda adalah yang item ke 4 dan ke 4. isinya akan sesuai dengan data yang dituju. dari situ bisa ditetapkan, data yang harus dibuat di datasource itu ada 2 item yaitu nama penerima dan alamat penerima.

Datasource itu apa? jadi pada saat qta membuat mailmerge ad 2 file yang dicreate yaitu template dan datasource. datasource ini yang nantinya akan dipanggil ditemplate dan yang akan sering mengalami perubahan itu ya si datasource ini. untuk datasource bisa di create dengan menggunakan Ms.Excell maupun Ms.Access. stau gw sih baru 2 itu aja datasource yang pernah gw coba pake tapi mungkin ada lagi datasource yang lain yang bisa digunakan pada Mailmerge.

biar ga bingung cuma baca teori, oke yuk qta langsung praktek aja deh ya. gw ambil case yang tadi gw contohn diatas aja ya, gw mau buat undangan dengan format kaya gini nih:

Template dokumen

nah coba dibuat dulu bentuk suratnya menggunakan Ms.Word dan simpan misalkan dengan nama undangan.docx. selanjutnya surat inilah yang akan digunakan sebagai template. lalu bagaimana dengan data sourcenya? Oke, next step adalah qta buka Ms.Excel dan buatlah file dengan dengan format sebagai berikut:

Datasource dari Excel

kalo sudah dibuat, jangan lupa di save. misalkan disini gw kasih nama filenya yaitu dbundangan.xlsx.

Template sudah ada, datasource juga sudah tersedia. next step adalah menghubungkan kedua file tersebut. caranya gimana? oke yuk ikutin step by stepnya berikut ini.

Step 1

buka file undangan.docx, kemudian di menu bar kan ada banyak menu yah, pilih menu Mailings -> Select Recipients -> Use Existing List maka akan tampil jendela open. dari situ silahkan cari file dbundangan.xlsx yang sebelumnya sudah dibuat, kemudian klik open. akan keluar jendela Select Table, pilihlah sheet tempat data dibuat dan klik Ok.

Step 2

Langkah mengkoneksikan antara template dan datasource sudah selesai, selanjutnya adalah menempatkan attribut dari datasource ditempat yang seharusnya (dalam kasus ini yaitu menempatkan nama penerima dan alamat penerima). caranya gimana?gampang, pertama taro cursor di posisi yang seharusnya yang pertama yaitu nama, kemudian klik menu mailings -> Insert Merge Field nanti akan muncul semua field yang tadi dibuat di excel. tampilannya kaya dibawah ini nih.

Nah tinggal pilih/klik field nama penerima. nanti tampilan di posisi kursor akan berubah seperti berikut:

tanda double kurung buka dan kurung tutup menandakan bahwa itu merupakan field yang ditambahkan dari datasource. 

sampe sini proses selesai, nah untuk ngeliat datanya gimana? pada menu bar bagian Mailings terdapat menu Preview Results yang berguna untuk menampilkan data yang sebenarnya. disebelah menu Preview Results terdapat navigasi yang dapat berpindah dari 1 record ke record lainnya. navigasi ini menunjukan jumlah data yang ada pada datasource.

Gambar diatas yang diberi nomor 1 merupakan menu preview result dan nomor 2 adalah navigasi yang menunjukan jumlah data di datasource. pada saat preview result di klik, maka field yang tadinya bertuliskan nama field yang diapit tanda kurung buka double akan berubah menjadi isi dari data yang dimaksud. untuk melihat 1 per 1 tinggal klik aj deh tombol navigasinya. Mudah kan....:)

Nah sekarang silahkan dicoba diterapkan pada dokumen yang memang anda ingin buat secara masal.

Smoga bermanfaat....:)